התקופה הנוכחית מאופיינת ביותר ויותר חברות שמבקשות לנצל טוב יותר את המשאבים העומדים לרשותן. אלא שהדרך לעשות זאת לא תמיד ברורה, ודורשת אימוץ תפיסות מחשבתיות שאינן טריוויאליות >>> מומחה בניהול פרויקטים מסביר: על מה חשוב להקפיד כשרוצים לחסוך במשאבים, ומאיזה טעויות כדאי לכם להימנע
קראו לזה ‘משבר’, כנו זאת ‘תיקון’ או השתמשו בביטויים אחרים כמו ‘הידוק החגורה’ או ‘התכנסות’. תהא אשר תהיה ההגדרה בה תבחרו להשתמש, דבר אחד בטוח: השוק בכלל ותעשיית ההיי-טק בפרט עברו במהלך השנה האחרונה מתקופת גאות ושפע במשאבים כספיים ואחרים, לעבר תקופה שדורשת צמצומים והיערכות מחדש ומאופיינת בדילול, גם אם יחסי, של משאבים. הדבר בא לידי ביטוי בכל התחומים, לרבות בתחום הפיתוח שהוא ליבת העשייה עבור החלק הארי של החברות בתעשיית ההיי-טק.
בתקופה של משאבים מצומצמים, נדרשות חברות רבות לבצע התאמות ולקבל החלטות מהותיות על אופן חלוקת המשאבים בכלל, ואלה המוקדשים לפיתוח המוצר בפרט. כראש תחום ניהול פרויקטים בחברה שמנהלת מידי שנה למעלה מ-600 פרויקטים של חברות סטארט-אפ, חברות היי-טק גדולות, גופים פיננסיים וארגוני ענק, אני נתקל לא אחת בהחלטות הנוגעות לפיתוח תוכנה שללא ספק נובעות מצורך אמיתי ורצון כן לבצע את ההתאמות הנדרשות – אך בסופו של דבר חוטאות לתכליתן העיקרית: לא רק שהן לא מביאות לחסכון המיוחל, אלא שהן פוגעות בפיתוח המוצר בטווחי הזמן הקצרים, בינוניים וארוכים. במאמרי זה אתמקד במספר עצות לניהול נכון של פרויקטי פיתוח בזמנים שדורשים צמצום והתייעלות.
העצה הראשונה והחשובה ביותר היא להקפיד להיות עם אצבע על הדופק תמיד ובאופן מתמשך, ולא לחכות לסוף הספרינט או כל נקודה אחרת שהגדרתם לעצמכם מראש. מצבים של צמצום במשאבים דורשים גמישות שיא, וכבר הוכח בעבר שהיכולת להסיט את הספינה בזמן אמת היא אחד הכלים היעילים ביותר לניצול משאבים אפקטיבי ומיטבי.
כך, כל ארגון שמפתח תוכנה, נדרש לסגל לעצמו יכולת לשנות את ההון האנושי והגדרות המטרות תוך כדי תנועה. ב-Commit אנו משתמשים במודל ייחודי שפיתחנו שנקרא Flexible R&D, שמאפשר לנו לחלק את כוח האדם הדרוש למשימה בצורה מדויקת, ולא פחות חשוב מכך – תוך כדי תנועה. אנו מגדירים כבר בתחילת הדרך כמה שעות של מומחי Cloud נצטרך כדי להגיע ליעד הנדרש, וכמה דרוש לנו מאנשי הדאטה. אנחנו עושים את זה כמובן לכל פרויקט בכלליות, אבל גם ברמת הספרינט, השבוע ולפעמים היום. אם במהלך העבודה אנו מגלים כי הערכנו בחסר או ביתר שעות לאחד מהמומחים הדרושים לביצוע הפרויקט, אנחנו משנים זאת מיידית ומחלקים את העוגה האחרת. זה מאפשר לנו לנצל את המשאבים בצורה כמעט הרמטית ומדויקת מאוד.
עצה חשובה נוספת שגיליתי כיעילה מאוד בתקופות של חסכון וצמצום משאבים, נוגעת למוכנות להשקעת תהליכי הניהול בפרויקט. לא אחת, ראיתי כי בזמנים שבהם נדרשות חברות ‘להדק את החגורה’ – רבות מהן בוחרות לצמצם את הקשב הניהולי לפרויקט. קו המחשבה שמאפיין מצבים כאלה נסוב בדרך-כלל סביב תפיסה לפיה שבזמנים של משאבים מדוללים, יש צורך בהרבה יותר עבודה hands-on ובמהלכים שיניבו תוצאות מיידיות בשטח.
אלעד רום, ראש תחום ניהול פרויקטים ב-Commit קרדיט: דיויד גארב
אלא שדווקא במצבים כאלה, לניהול נכון ומדויק יש חשיבות מכרעת אפילו יותר. זה לא רק הצורך להיות עם אצבע על הדופק כדי למנוע בזבוז משאבים מיוצר, אלא גם החשיבות המכרעת לייצר תהליכי בקרה ושקיפות שיפנו את “הידיים העובדות” לעבודה עצמה באופן היעיל ביותר, ויאפשרו ל-flow להתקדם בקצב הרצוי. דווקא בזמנים בהם ברצוננו להבטיח כי המשאבים ינוצלו כראוי, חשוב שיהיה מי שינהל את האופרציה, יוודא שהפרויקט עומד ביעדיו, וינווט את הספינה. הדבר דומה במקצת לעריכת קניות בסופר ללא רשימת מצרכים או רעיון מארגן אחר, שלעולם תדרוש השקעת זמן ומאמצים רבים יותר מאשר עריכת קניות באופן מסודר שהוגדר מראש. זה נכון בכל מה שקשור למנהל פרויקט, וגם למנהל בדיקות, מנהל מוצר, ארכיטקט וכו’.
לבסוף, חשוב לשים דגש גם על התיאום הנדרש בין המומחים השונים בחברה, בדגש על התיאום בין מנהל המוצר למנהל הפרויקט. כשהמשאבים מצומצמים כל אחד מהמומחים האלה צריך להבין בצורה כמעט מושלמת את תפקידו ויעדיו – ולא פחות חשוב מכך להקפיד על יחסיו עם האחר. לא לשכוח – גם הגדרה זו היא דינאמית ודורשת עיצוב מחדש ככל שהפרויקט מתקדם.
ככלל, חשוב לזכור שבניגוד לאינסטינקט המיידי לרוץ ולצמצם בבעלי תפקידים או בכח אדם – תקופה שבה קיים צורך מיוחד להקפיד על חלוקת וניצול המשאבים דורשת יותר תכנון וחשיבה מאשר תקופות אחרות. בתקופה כזאת, השאיפה היא לצמצם למינימום את ‘הבזבוז’, והדרך לעשות זאת עוברת בניהול מוקפד, שקוף וגמיש לשינויים.
