על הגנה והוגנות

פתרונות בקרת כניסה חכמים עונים כיום על כמה מצרכי הארגון המודרני: הם מונעים חדירה של בלתי מורשים למתחמים רגישים ומשמשים חוליה מקשרת עם מערכות ניהול זמן ונוכחות העובדים

החזון האפוקליפטי של “1984” אולי לא התממש במלואו, אבל מזה זמן רב מצלמות ועיני ‘אח גדול’ מנטרות כל צעד ושעל שאנו עושים במרחב הציבורי. על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בעולם העסקים, שעלול להיות חשוף למחדלי הגנה והוגנות. החל מכניסה לשטחים ‘סטריליים’ ועד דיווח לא אמין של עובדים לגבי שעות הנוכחות שלהם.
כאשר אנו נדרשים לשאלה – למה צריך מערכות בקרת כניסה, השיקול המשמעותי ביותר הוא עד כמה בארגון ישנם אזורים רגישים כגון חדרי שרתים, מחלקות פיתוח, מחלקת כספים ושכר, מחסנים עם סחורה יקרה ועוד. כך לדוגמא כל חברת טכנולוגיה צריכה להגן על האזורים הרגישים שלה מפני כניסה של אורחים ועובדים לא מורשים מחשש לגניבת קניין פיזי או רוחני. באותה מידה צריכה כל חברת פארמה להגן על החדרים הנקיים שלה, מחסני התרופות והמעבדות.
הצורך הכפול הזה יצר מציאות חדשה בה מצד אחד המנהלים חייבים לחשוב אילו אמצעי מידור מתקדמים עליהם להפעיל כדי לחצוץ בין אזורים רגישים ובין העולם החיצון, ומצד שני לחשוב על דרכים לניטור נוכחות העובדים.
כיום, טכנולוגיות זיהוי חכמות ופתרונות אלקטרוניים של בקרת כניסה ודיווחי נוכחות, מספקים לארגונים את ההגנה הנדרשת ואת התמונה המקיפה על נוכחות עובדים ושמירת הסטריליות במתחמים רגישים, וזאת ברזולוציה גבוהה יותר מבעבר.
מעבר לצורך הברור ביצירת חיץ בין החוץ לפנים, לבחירת השערים ומערך הכניסה יש גם משמעות פסיכולוגית – חברה המתקינה דלתות נעולות עם בקרי כניסה משוכללים משדרת תחושת בטחון והקפדה על נהלים. בעוד שאבטחה פיזית, כמו נוכחות שומר, היא שכבה ראשונה של הגנה, מערכות בקרת כניסה הן שכבה שנייה המהווה מסננת צפופה יותר לאיומים, שגם מתעדת את הכניסות והיציאות לצורך ניטור אירועים חריגים.

חלק בלתי נפרד ממערך ההגנה הארגוני
מערכות בקרת הכניסה כוללות תוכנות, בקרי כניסה וקוראי קרבה מגוונים, המעניקים פתרון מקיף לארגונים עסקיים, דוגמת מפעלים, תעשיות ביטחון ויישובים, כמו גם למגזר הפרטי. הן מאפשרות שליטה על דרכי גישה שונות בארגון כמו דלתות כניסה ויציאה, מעליות, חדרי שרתים חניונים – או כל איזור המצריך כניסה מבוקרת. מערכות בקרת כניסה בימינו הן חלק בלתי נפרד ממערך ההגנה הארגוני ומציעות שיטות רבות המייעלות את הארגון תוך שמירה על בטחונו – ניהול של עשרות אלפי מורשים בתצורות שונות, קישור למערכי כיבוי האש, הפקת דו”חות לניהול מבקרים ואורחים בארגון, שיטה סדורה וקבועה לבדיקת הרשאות כניסה, ומגוון אמצעים לקליטת הדיווחים כגון: כרטיס עובד, קוראי טביעת אצבע, קודנים, קורא ביומטרי וכ’ו.
מערכות אלו חשובות לכל גוף רגיש – החל מחברות תרופות ועד גופים ממשלתיים, לרבות גופים בטחוניים וצבאיים המחויבים לדרישות האבטחה הגבוהות ביותר. על מנת להגן על נכסיהם מפני חדירת לא-מורשים.
כפי שחשוב לשמור על נכסיו ומשאביו הרגישים של הארגון באמצעות מערכת חכמה, חשוב גם לנהל בדיוק מקסימלי את המשאב האנושי של העסק. מערכת חכמה לקליטת דיווחי נוכחות תורמת לניהול יעיל ומקצועי של כח האדם. מדובר במערכת אוטומטית ואמינה לקליטת נתוני הנוכחות של העובד, הממזערת חשש לזיופים, מצמצמת טעויות אנוש בהזנה ידנית של שעות עבודה וכו’, ומאפשרת סביבת עבודה עליה ניתן לפקח, ללא קשר לגודלה. כל חברה באשר היא, זקוקה ליכולת לזהות עובדים, קבלנים או מבקרים הנמצאים בשטחה בכל רגע נתון.

מנהלים נוכחות
בעבר היו עובדים מזינים ידנית את שעות העבודה או מדפיסים כרטיס בשעון הנוכחות. הדבר יצר בעיה כאשר חזרו ונשנו דיווחים לא מדויקים וכוזבים של שעות עבודה.
מחקרים שנערכו בארה”ב העלו שדיווחי נוכחות כוזבים עולים למעסיק כ-2.2% מעלויות השכר בממוצע. מצב לא נעים זה יצר צורך באמצעי דיווח שאיננו ידני, אשר יודע לקלוט את הנתונים באופן מהימן. מערכת בקרת כניסה מתקדמת מאפשרת זיהוי וקליטה מהימנים של נתוני הכניסות והיציאות והעברתם באופן רציף למערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים המנתחת אותן עפ”י הסכמי ההעסקה, כהכנה לחישובי השכר. כך ניתן להפחית טעויות הנובעות מהזנה ידנית, להבטיח דיוק מרבי של חישובי שכר, לחסוך תשלומים עודפים ולשפר תפוקה על ידי אוטומציה של תהליכים אלה ואפילו לחסוך בעלות ותחזוקה של שעוני נוכחות.
מערכת בקרת כניסה מאפשרת למעסיק לדעת מי מעובדיו נמצא בכל רגע נתון בארגון. כך ניתן להיערך למצבים שבשגרה כגון היעדרויות בלתי צפויות ובעיקר במצבי חירום.
השילוב בין טכנולוגיות בקרת כניסה למערכות ניהול זמן ונוכחות מתרגם לשורה תחתונה פשוטה להבנה: הגנה על מתחמים רגישים ודיווחי נוכחות אמינים ומדויקים. כך נוצרת סביבת עבודה בטוחה, מוגנת, הוגנת ויעילה יותר משידענו בעבר.
הכותב הוא אפרים שילוני, מנהל תחום בקרת כניסה בסינריון מערכות המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון. לפרטים נוספים בקרו באתר החברה.